Daca lucrezi cel mai bine avand o rutina intr-un mediu previzibil alaturi de oameni pe care ii cunosti, s-ar putea sa ti se para nelinistitor sa mergi la birou.
Acest lucru se datoreaza faptului ca multi angajatori incep sa foloseasca asa-numitul „desking fierbinte” – cunoscut si sub denumirea de „hotelizare”, „sezare dinamica” sau „sedere agila”. Traducere: Angajatii trebuie sa rezerve un birou sau o camera pentru echipa de fiecare data cand vin la lucru la fata locului.
Daca sistemul este prost configurat, angajatii pot ramane nelegati, de parca ar incerca sa-si gaseasca un loc intr-o sala de asteptare aglomerata, posibil langa un strain cu obiceiuri suparatoare. Si ei vor petrece timp real fara a-si termina munca, ci vor rataci in mod ineficient cautand colegi care au fost la indemana.
Ce se intampla acum
Hot desking nu este nou. Inainte de pandemie, o multime de firme de consultanta in management l-au folosit pentru angajatii care isi petreceau cea mai mare parte a timpului pe site-urile clientilor, dar doar cateva zile lucrand la biroul de acasa in timpul unei anumite luni.
Insa dupa pandemie, strategia se instaleaza intr-o gama larga de industrii, pe masura ce angajatorii incearca sa se adapteze la un model de lucru hibrid si sa-si reduca amprenta imobiliara.
„Se intampla peste tot. Toata lumea face o versiune a [hot desking]”, a declarat Carlos Martinez, co-director si director la Gensler, o firma globala de proiectare si planificare de birouri.
Scopul principal pentru multi angajatori este mai putin de a reduce costurile (desi aceasta este cu siguranta o prioritate pentru unii) decat de a reutiliza biroul pentru a reflecta mai bine modul in care oamenii lucreaza acum.
„Ne gandim la el ca la un loc de munca lichid… un loc de munca fara limite”, a declarat Sanjay Rishi, CEO al Work Dynamics pentru America la JLL, firma globala de servicii imobiliare comerciale.
In schimbul faptului ca au locuri in mare parte nealocate la locul de munca, angajatii au posibilitatea de a lucra de la distanta mai des, a spus Rishi. „Flexibilitatea este foarte importanta pentru oameni. Ei inteleg. Ei spun: „Nu sunt la birou 5 zile pe saptamana. Acesta este compromisul.”
Transparenta este cheia
Totusi, acceptarea intelectuala a faptului ca un astfel de compromis merita nu inseamna ca angajatii vor accepta hot desking-ul daca devine mai greu sa-si faca treaba.
In timp ce fiecare angajator trebuie sa evalueze ceea ce functioneaza cel mai bine pentru cultura sa specifica, trebuie sa existe o comunicare clara cu angajatii despre motivul pentru care compania trece la un sistem hotelier in primul rand.
Si gandul real trebuie sa intre in aspectul fizic.
In mod ideal, a spus Rishi, echipele individuale ar trebui sa fie repartizate in propria lor zona intr-un birou in plan deschis. Si in acea zona, ar trebui sa existe o combinatie de ceea ce el numeste „spatii pentru mine” si „spatii noi” pentru a permite atat munca individuala, cat si munca colaborativa intre membrii echipei.
Acest lucru nu numai ca permite coechipierilor sa interactioneze cu usurinta, dar ii informeaza si pe altii din companie unde pot fi gasiti.
Daca acest lucru nu este posibil, programul software de rezervari ar trebui cel putin sa le faciliteze oamenilor sa vada cine a rezervat statiile de lucru disponibile in orice zi. „Odata ce ajungi la birou, este important sa stii cine sta unde”, a spus Rishi.
Acest lucru poate fi util si pentru lucratorii mai tineri care ar putea dori sa stea langa un director sau altcineva de la care doresc sa observe si sa invete.
Atentie la teritorialitate
Jessica Kriegel, om de stiinta sef al culturii la locul de munca la firma de strategie Culture Partners, lucra cu un departament dintr-o companie mare care functiona dintr-un birou cu aproximativ 60 de oameni.
Desi nu se consulta cu ei despre hot desking in sine, ea a fost martora a esecului acestuia in timpul muncii ei acolo. „A fost pur si simplu antipatic”, a spus Kriegel.
Motivul, a explicat ea: angajatii titulari au devenit teritoriali cu privire la birourile pe care le-au ales, iar alti angajati stiau sa nu se incurce cu ierarhia sociala.
„Anumiti angajati ar putea contraveni regulilor”, a spus Kriegel. Si a creat resentimente.
Acest tip de exemplu anecdotic ilustreaza un punct pe care Martinez le face clientilor sai: nu doriti sa instrainati niciun grup de angajati atunci cand schimbati structura locului de munca.
„Ideea de alegere si varietate este super importanta. Toata lumea ar trebui sa simta ca are ceea ce isi doreste atunci cand vine la birou”, a spus el.
Acesta este, de asemenea, motivul pentru care angajatorii care se angajeaza in trecerea la hot desking ar putea dori sa personalizeze optiunile pentru a se potrivi cel mai bine nevoilor diferitilor angajati. De exemplu, unii ar putea sa-si doreasca sau sa aiba nevoie de un birou permanent, deoarece sunt la fata locului mult mai mult decat altii. Sau, unii ar putea beneficia de impartirea unui birou doar cu un alt coleg care va fi prezent in zile diferite.
Urmariti confidentialitatea acustica
Zgomotul din birourile in plan deschis a fost intotdeauna o plangere de top atunci cand designerii nu au avut grija sa creeze o anumita intimitate acustica prin utilizarea de materiale care absorb sunetul si prin localizarea spatiilor de colaborare departe de birourile individuale.
De fapt, a spus Martinez, unele dintre pasii gresiti timpurii in crearea birourilor in plan deschis au fost amplasarea spatiilor de colaborare chiar langa statiile de lucru individuale si asezarea de perne deasupra dulapurilor individuale, invitand oamenii sa stea si sa discute (cu voce tare) alaturi. colegilor de la birourile din apropiere.
Crearea intimitatii acustice este deosebit de critica intr-o situatie de birou cald in care oamenii pot sta langa noi colegi cu obiceiuri de lucru diferite si niveluri variate de curtoazie in ceea ce priveste controlul volumului la telefon sau tineau conversatii sau intalniri in apropiere.
In plus, oamenii care participa la intalnirile desfasurate in spatii deschise pot fi mai putin dispusi sa contribuie daca isi fac griji ca vor fi auziti de altii, a remarcat Kriegel.
Invitati feedback-ul angajatilor
Trecerea la hot desking ar trebui sa fie privita ca o activitate in curs de catre toata lumea.
„Nu te opri din experimentat”, a spus Rishi de la JLL. „Consultati echipele pentru a vedea ce functioneaza sau nu.”
In sondajul sau global la locul de munca din 2023, cercetatorii Gensler sugereaza ca angajatorii ar trebui sa proiecteze biroul in moduri care sa faca din acesta o destinatie de alegere pentru angajatii care efectueaza munca care poate fi facuta de la distanta. Cele mai bune locuri de munca, au scris ei, „vor… oferi spatii diverse si adaptabile in care angajatii isi pot auto-cura experientele individuale dorite la locul de munca”.
